Um grande desafio de empresas de todos os portes e segmentos é fazer uma gestão de contratos eficaz. Sem isso, a empresa corre vários riscos, desde o pagamento de multas até processos por não cumprimento de acordos comerciais.

Quer saber como fazer uma gestão de contratos eficiente e ainda conhecer dicas para ganhar produtividade nessa atividade? Então continue lendo!

Mas o que é Gestão de Contratos?

Muitas empresas acreditam, erroneamente, que gestão de contratos se resume a arquivar os acordos firmados. Na verdade, a Gestão de contratos, ou Administração de contratos, é uma atividade muito mais ampla e estratégica!

A Gestão de Contratos tem o objetivo de minimizar riscos, analisar e monitorar todas as variáveis envolvidas em uma contratação.

Uma Gestão de Contratos eficaz acompanha todo o ciclo de vida do documento. Inclusive, as etapas de um contrato são pré-contratação, negociação, pré-execução, execução e entrega.

Para uma boa Gestão de Contratos de fornecedores é necessário planejar e programar, inclusive financeiramente, as atividades do contrato. Garantindo assim, que as informações sejam relevantes ao caso e estejam sempre atualizadas e disponíveis.

Com gerenciamento de contratos é possível acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais de ambas as partes. Assim, a empresa garante a satisfação de clientes e fornecedores e ainda pode cobrar dos demais quando algo não é executado no tempo ou condições estipuladas.

É responsabilidade da Gestão de contratos o monitoramento dos mesmos, certo? Isso inclui vistorias, certificados, reunião de comprovações tais como atas, notas fiscais, fotografias e etc.

 

Como é o Ciclo de Vida de um Contrato?

Ao acompanhar de perto o ciclo de vida de um contrato, ou CLM – Contract Lifecycle Management, é possível reduzir custos e riscos iminentes a empresa.

Vamos nos aprofundar em cada uma das etapas do ciclo de um contrato:

  • Pré-contratação

Quando um setor da empresa identifica uma necessidade se dá início a esta etapa.

Com a demanda, se define o objeto do contrato e seus requisitos técnicos e administrativos, como: pessoas responsáveis, o que será contratado/entregue, certificações de fornecedores e etc.

Destas primeiras ideias e negociações nascem um rascunho do contrato.

  • Contratação

Nesta fase ocorre a formalização do contrato, com as últimas negociações sobre cláusulas e validação do documento entre as partes.

Vale reforçar que todos os aspectos – técnicos, administrativos, financeiros e jurídicos – precisam estar registrados no contrato. Esta etapa é encerrada com o contrato devidamente assinado.

  • Pré-execução

Fase entre a assinatura do contrato e o começo efetivo dos trabalhos e/ou entregas, onde há os últimos acertos sobre recursos, responsabilidades e cronograma.

Nesta etapa ocorrem execuções técnicas, administrativas e financeiras que permitem o contrato começar a ser realizado. A saber:

Técnicas: são as atividades iniciais para a execução do contrato que variam de acordo com sua natureza. Por exemplo, como contratação de pessoal, locação de máquinas e etc.

Administrativa: ação primordial da Gestão de contratos, onde se armazena e disponibiliza o documento para as pessoas pertinentes.

Financeiro: envio do fluxo de pagamentos para o setor financeiro.

  • Execução

A fase mais longa de um contrato é quando ele é, de fato, executado. Além disso, as atividades administrativas de acompanhamento do acordado entre as partes é minucioso.

  • Encerramento

Ao final da vigência de um contrato é o momento para revisar se todos os pontos foram cumpridos como o esperado. Caso as partes estejam de acordo que o contrato foi cumprido, ele é arquivado. Porém, se há discordâncias é o momento de uma nova negociação que pode ocasionar sanções.

O que se perde ao não fazer a administração de contratos?

Sem a gestão de contratos o poder de negociação da empresa é drasticamente reduzido.

Pense no cenário de uma renovação de convênio médico para os funcionários por exemplo. Sem o controle do vencimento do acordo a empresa não tem tempo hábil para cotar outras opções e acaba renovando o contrato nos termos do fornecedor.

Existem várias consequências negativas para as empresas que negligenciam a Gestão de Contratos. Entre elas, se destacam:

  • Escopo do contrato não é respeitado;
  • Lentidão para criar e gerir contratos;
  • Contratos prorrogados sem o registro do aditivo;
  • Cláusulas descumpridas sem sanção;
  • Perda de prazos;
  • Contratos firmados que não respeitam a capacidade financeira, de produção ou de produtividade da empresa;
  • Problemas para revisar condições durante a vigência do contrato;
  • Dependência do Gestor de Contratos, que possui todo o capital intelectual e históricos dos contratos da empresa;
  • Entre outros.

Quais ferramentas usar no Gerenciamento de Contratos?

Uma dica para uma boa Gestão de Contratos é buscar digitalizar os contratos e assim facilitar seu armazenamento e consulta. Se descumprir um acordo por dúvidas sobre cláusulas pode ser desastroso, imagine simplesmente, não conseguir localizar um contrato!

Por ser um trabalho que exige rigoroso controle de muitos documentos que às vezes são bastante complexos, é interessante possuir um profissional dedicado. Este gestor deve conhecer as regras do contrato, respeitar prazos, identificar riscos, integrar áreas e buscar ter um histórico das informações.

É neste ponto que utilizar um sistema ERP, como o Bluesoft, pode tornar esta gestão ágil, organizada e monitorada. Assim, você aumenta o controle e automação da gestão de contratos, tornando o processo mais confiável.

Com a correta Gestão de Contratos a empresa consegue monitorar o cumprimento das obrigações contratuais com mais facilidade. Assim, diminui os riscos, melhora resultados financeiros e relacionamento com fornecedores e até com clientes.

Automatizar para ganhar produtividade

Quanto mais automatizado for um processo, mais ganho de produtividade é possível. E com a Gestão de Contratos não seria diferente!

Com ferramentas que fazem o gerenciamento de contratos, como um sistema ERP, é possível por exemplo:

  • Criar modelos de contrato;
  • Classificar tipos de contratos;
  • Buscar contratos por ID, data, status entre outras variáveis;
  • Copiar contrato, criando um novo documento a partir de um já existe. Isso é muito útil, por exemplo, quando um contrato é encerrado, mas será renovado;
  • Criar e ter como consultar histórico de Ajustes do Contrato;
  • Ter facilidade para calcular multas;
  • Elaborar relatórios;
  • E muito mais!

Dicas para fazer a Gestão de contratos

Há uma série de cuidados que, quando tomados, deixam a gestão de contratos mais fácil. Além disso, é possível potencializar os benefícios de um contrato para sua empresa quando “se faz a lição de casa”.

  • Cuidado na redação do contrato, como por exemplo, linguagem clara e correta, além de atenção a capacidade de entrega da empresa;
  • Antecipe renovações e negocie valores e condições;
  • Seja organizado e busque adotar ferramentas que vão ajudar nas rotinas do gerenciamento de contratos, como um sistema ERP;
  • Avalie os cenários, pois há casos onde adiantar uma receita (seja pagando ou recebendo) pode reduzir despesas;
  • Você possui algum contrato que varie com moedas internacionais ou algum índice econômico? Não descuide das atualizações de dados!

Outra variável que deve ser observada durante o Gerenciamento de contratos é o tipo e finalidade de cada acordo. Contratos administrativos possuem necessidades diferentes de contratos financeiros, certo?

Conclusão

Em síntese: o gerenciamento de contratos eficiente precisa de planejamento e o controle rigoroso de etapas, ou o prejuízo pode ser grande.

Entende agora por que a Gestão de Contratos é extremamente estratégica para as empresas? O sucesso da operação e do caixa do seu negócio depende disso!

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