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O Planejamento Financeiro sem dúvidas é um dos fatores essenciais para uma boa gestão. Para que isso seja feito corretamente, é necessário conhecer a fundo todos os fatores que poderão influenciar nas finanças da empresa. Dentre esses fatores, as despesas sempre são alvos de grandes debates. Saber gerencia-las estrategicamente pode maximizar os lucros ou evitar endividamentos ou qualquer outra situação desagradável. Para isso, é essencial conhecer todas as despesas fixas e variáveis para que estas sejam consideradas no planejamento. Mas você sabe como diferencia-las?

Veja a seguir o que são Despesas Fixas e Variáveis e como gerenciá-las:

Despesas x Custos X Gastos

Antes de falarmos sobres despesas fixas e variáveis, é importante entender o que pode ser tratado como despesa dentro de uma empresa.
Muitas vezes os custos, despesas e gastos são tratados como uma coisa única. Porém entender suas diferenças é de extrema importância para um planejamento financeiro eficiente.

Custos: são os valores que a empresa precisa investir para ter um produto ou oferecer um serviço. Esse valor normalmente é considerado para definir o preço de venda. Exemplo: compra de matéria-prima.

Despesas: são todos os valores necessários para manter a estrutura e o funcionamento da empresa. Normalmente não estão diretamente ligados à produção, porém também são necessárias para o aumento ou geração de receitas. Exemplo: pagamento de funcionários, propaganda, aluguel de imóvel, etc.

Gastos: são os valores que não foram previstos, porém foram necessários para manter o funcionamento. Exemplo: troca de peças com defeito.

Para saber mais sobre a diferença entre despesas, custos e gastos, clique aqui.
 

Despesas Fixas x Despesas Variáveis

Agora que entendemos o que são despesas, é importante notar que algumas despesas podem se alterar conforme a quantidade de produção ou volume de vendas, enquanto outras permanecem sempre estáveis. A essas variações, chamamos de despesas fixas ou despesas variáveis.

Despesas Fixas: uma despesa fixa não necessariamente significa que ela nunca sofrerá uma mudança de valor, porém essas são mais estáveis em seu valor e periodicidade e não se alteram conforme o nível de produção ou vendas, portanto, são mais fáceis de prever.
Exemplo: aluguel de imóvel, pagamento de funcionários, internet, telefone, sistema de gestão, etc.

Despesas Variáveis:
as despesas variáveis, por sua vez, são aquelas que podem sofrer alterações de valores e até mesmo de periodicidade conforme o volume de produção ou vendas.
Exemplo: custo de matéria-prima, comissão de vendedores, impostos, etc.
 

Como Gerenciar Despesas Fixas e Variáveis?

As despesas fixas são as mais simples de gerenciar. Mesmo podendo haver pequenas variações nos valores (contas de luz, água, telefonia), é possível saber a data exata de vencimento além de ser possível estimar facilmente um valor médio da despesa de forma que seja possível cobri-las no planejamento financeiro com uma margem de sobra para evitar surpresas desagradáveis. Caso uma dessas dessas despesas comece a ter variações muito distantes da média, é necessário ficar atento para evitar gastos desnecessários.

As despesas variáveis, por sua vez, precisam de um conhecimento do histórico da empresa e acima de tudo, do mercado. Esses conhecimentos servirão como base para fazer uma projeção do futuro. Dessa forma, será possível prever períodos de maiores ou menores vendas e consequentemente, o aumento ou diminuição das despesas variáveis.
Para empresas que estão começando, esse planejamento pode ser mais difícil pois não haverá histórico. Nesse caso, o empreendedor deverá ter em mãos um estudo de mercado e de concorrentes bem detalhado para que possa prever qual é a demanda que ele terá que atender, com base nisso, ele poderá fazer um planejamento inicial das despesas e fazer ajustes ao longo do tempo conforme ele vai aprendendo sobre sua própria produção.
 
O controle correto das despesas fixas e variáveis será essencial para uma gestão financeira de sucesso, permitindo identificar cenários futuros e tomar decisões antecipadamente. Para tornar isso ainda mais seguro e automatizado, é importante ter boas ferramentas de gestão.
O Bluesoft ERP possui atualmente todas as ferramentas necessárias para controle de despesas e fluxo de caixa. Além disso, através do Bluesoft Intelligence é possível ter acesso a diversos dashboards dinâmicos e personalizados que forcem resultados através de dados analíticos.

Gleycielle Souza

Analista de Negócios – Financeiro