*Artigo sobre Prevenção de Perdas atualizado em 22/07/2019

A Prevenção de Perdas pode ser um ótimo diferencial competitivo e alavancar os resultados das empresas, especialmente de varejistas. Isso, porque como o nome já diz, essa área visa evitar desperdícios que podem comprometer a operação e o lucro dos negócios.

Quer aprender mais sobre o que é Prevenção de perdas, como fazer e, porque seu varejo não pode negligenciar isso? Então continue lendo!

Mas afinal, o que é prevenção de perdas?

São consideradas Perdas no Varejo, toda e qualquer interferência negativa no resultado da empresa, gerando, por exemplo, a redução do lucro. Existem diversas formas de perdas no varejo, os quais vamos nos aprofundar ainda neste artigo.

Podemos definir a Prevenção de Perdas como uma série de estratégias para evitar desperdícios. Ela é, muitas vezes, fruto do mau gerenciamento, porque toda e qualquer perda no varejo, do furto ao produto cuja validade está muito próxima do vencimento até a ruptura, causa um impacto negativo que pode ser muito significativo no resultado da companhia.  

Para se ter ideia da importância da Prevenção de Perdas. Segundo dados da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), em 2016 as perdas impactaram 2,10% do faturamento bruto das empresas. Porém, é importante ver que há um movimento das empresas para diminuir esse número. Conseguimos perceber isso ao analisar o estudo de 2018, que nos mostra que as perdas impactaram em 1,82% o faturamento bruto das empresas. Uma queda de 13,3% no número em relação ao que o precedeu.

Em entrevista para a edição de abril da revista SuperVarejo, o presidente da Abrappe, Carlos Eduardo Santos falou que “O grande motivador para as altas perdas nos supermercados, são os perecíveis.”. Santos ainda destacou que o percentual aceitável de perdas fica em torno de 1,5% considerando o cenário supermercadista brasileiro. 

A reportagem ainda afirma que, de acordo com os dados da Abrappe, da Abras e de consultores, os produtos perecíveis correspondem entre 40% e 50% do índice geral de perdas no setor supermercadista. 

Por isso, o foco em Prevenção de perdas é tão importante. Assim, a empresa consegue garantir uma operação melhor e uma boa margem de lucro.

Como fazer prevenção de perdas

Um dos maiores aliados na Prevenção de Perdas é um sistema automatizado de gestão. Principalmente aqueles que possuem módulos que compreendem os processos fundamentais de um negócio.

No caso do varejista, um que controle, no mínimo, compras e vendas, estoque, fiscal e contábil. O Bluesoft ERP, por exemplo, possui estas funcionalidades além de análise de resultados e dashboards. Além disso, o ERP da Bluesoft possui outros diferenciais, como o sistema de Shelf Life no recebimento da mercadoria e o apontamento em tempo real das perdas, em que é possível incluir o motivo, o setor, a quantidade, entre outras informações.

Algo que está cada vez mais em alta no mercado, são os setores de prevenção de perdas, que visam evitar ao máximo esses problemas. De acordo com os dados da 18.ª Avaliação de Perdas no Varejo Brasileiro de Supermercados, cerca de 68% das empresas do setor possuem um departamento próprio para isso. Isso significa um crescimento de 8% em relação ao estudo de 2016. 

Esse movimento nos mostra que as empresas estão cada vez mais preocupadas com esse setor, uma vez que ele impacta diretamente o faturamento bruto delas. 

Ainda de acordo com o levantamento, ao converter a porcentagem de perdas para dinheiro, temos o total de R$ 19,5Bi. Por isso, este setor procura, maneiras de otimizar processos e controlar as informações que circulam na empresa, diminuindo o desperdício e, sendo cada vez mais eficiente.

Quais são os setores responsáveis por essas perdas

Como podemos observar abaixo, os setores com maior ocorrência e responsáveis pelos números de perdas estarem ainda um pouco acima do ideal são: a quebra operacional; os furtos externos; internos; e os erros de inventário.

Gráfico Prevenção de Perdas em 2018

Além de contar com um ERP completo, existem algumas boas práticas que certamente lhe auxiliarão a diminuir esses indicadores em sua loja. Confira algumas dicas que separamos sobre o assunto para você!

Calcular sempre o Shelf Life da mercadoria recebida

Shelf life, ou vida útil, é o tempo que um alimento preparado permanece fresco, saudável. Ou seja, é o período que alimentos, bebidas e outros produtos perecíveis possuem antes de serem considerados inadequados para o consumo.

O shelf life de um produto começa a partir da sua data de fabricação e depende de diversos fatores como, os ingredientes utilizados, seu processo de produção, condições de higiene, armazenamento, e até mesmo o a embalagem utilizada.

Para determinar o Shelf Life de um produto são analisados seus aspectos sensoriais como aroma, textura, sabor, aparência, características físicas e também microbiológicas.

A Prevenção de Perdas começa nas Compras

Todo supermercadista sabe da importância de se ter um alto giro de estoque para manter o fluxo em caixa sempre positivo e saudável. Para isso, é preciso comprar bem. Isso é, encontrar o ponto de pedido certo para suas lojas e CDs.

É importante monitorar frequentemente a cobertura de estoque dos produtos, evitando que se tenha demais (o que pode gerar perdas). Mas, ao mesmo tempo, é preciso prevenir que se tenha poucos produtos armazenados (gerando rupturas e a perda de vendas, por exemplo).

No entanto, mesmo acertando na quantidade, é muito importante monitorar o percentual de Shelf Life dos produtos recebidos nas lojas. E isso é algo que muitos supermercados não acompanham. Para isso, contar com um ERP que consiga realizar o cálculo de Shelf Life, como o Bluesoft ERP, é essencial. Ele é uma das melhores alternativas para esse problema. Com o sistema, o setor de compras, ou os profissionais da área de perdas podem definir um tempo mínimo de validade para os produtos em seu recebimento. Evitando, por exemplo, que um produto seja recebido na loja com menos de 30% do seu shelf-life total.

Assim, o colaborador responsável pelo recebimento das mercadorias consegue barrar uma entrega, caso esteja abaixo da data estipulada no sistema. Isso evita o recebimento de produtos com um tempo de vida pequeno, diminuindo suas perdas antes de receber as mercadorias.

Produtos próximos ao vencimento

Ter uma área que oferece bons descontos para o seu cliente, separado do restante das gôndolas, é uma alternativa. Porém, para que isso não te cause dores de cabeça, lembre-se sempre de sinalizar de forma clara, assim o seu consumidor já realiza a compra ciente do rápido vencimento do produto.

Mas, para mapear esses produtos, contar com um sistema de BI, como o BI Bluesoft Intelligence, é importantíssimo. Assim, é possível prever quais os departamentos que estão com uma maior quantidade de mercadoria próxima do vencimento. 

Esse filtro é feito por setor, departamento e produto. Além disso, é possível realizar esse filtro por loja. Isso permite que o departamento de prevenção de perdas de cada unidade consiga ver o seu dashboard de forma detalhada.

Abaixo, alguns exemplos de como esse dashboard de prevenção de perdas por vencimento funciona:

Como vemos na imagem acima, temos todas as informações dos nossos produtos com data de validade no dia 20/06. É importante observar o que o sistema nos mostra. Na imagem, temos o setor de compra, departamento, seção e a loja com maior quantidade de produtos a vencer.

Agora, observamos por grupo e subgrupo de produtos a porcentagem e os valores previstos para perda. Além disso, ainda temos o gráfico com os grupos por loja. Ele nos mostra em valores, um gráfico com a quantidade prevista de perda por sessão das unidades do supermercado.

Agora mais aprofundado, temos os produtos exatos, com sua descrição e sua ordenação por maior valor de perda. Além disso, o filtro também nos mostra qual é a loja em que ele está localizado, a quantidade de produto que está próximo do vencimento e o total em estoque, independente de estar próximo de vencer ou não.

Invista em um bom sistema de prevenção de perdas por furto

Segundo o estudo realizado pelas ABRAS, os furtos externos são responsáveis por 15% das perdas em supermercados. Já os internos, representam 10% do total. 

Por isso, um dos seus focos, deve ser o de investir em tecnologia. Isso tudo, porque elas evitam que os prejuízos com furtos aumente com o passar dos anos. 

O uso de câmeras, muitas vezes não sinalizadas e em locais estratégicos é essencial para inibir esses furtos. Além disso, o uso de etiquetas eletrônicas em suas mercadorias mais visadas (como destilados, por exemplo) é algo que te ajudará a diminuir e quase inibir o furto desses produtos.

Outra alternativa que te ajuda com isso, é o uso de um ERP eficiente para realizar o controle desses produtos. Com o Bluesoft ERP, por exemplo, é possível realizar o controle de todos os produtos do seu supermercado.

Dessa forma, você consegue realizar a pesquisa de todos os itens furtados em suas lojas. Isso te permite direcionar os seus esforços para inibir essa prática em seu estabelecimento.

Realizar a auditoria periodicamente

Além de possibilitar um controle maior da ruptura em seu supermercado, a auditoria periódica permite que você evite também, a perda dos produtos que estão em estoque, mas não estão nas gôndolas. 

Realizar o controle eletronicamente facilita muito na contabilização dos seus produtos. Disponibilizar alguns colaboradores para realizar essa auditoria com o coletor de dados é parte importante desse processo. Com o Bluesoft ERP, esse processo se torna mais assertivo ainda!

Com o mapeamento de toda a loja no sistema, o ERP possibilita que o colaborador utilize o aplicativo ou o coletor para fazer essa auditoria de forma rápida e organizada. Como todas as gôndolas do supermercado estão mapeadas no sistema de gestão, essa auditoria é realizada apenas com o escaneamento de uma unidade de cada produto.

No final desse controle, é gerado um relatório com os produtos que estão próximos do vencimento, evitando assim que os consumidores levem alguma mercadoria vencida, zerando as devoluções por esse motivo.

Prateleiras próprias para FLVs

Ter uma prateleira própria para os FLVs é essencial para diminuir suas perdas. Com menor volume de produtos, esse tipo de prateleira permite uma melhor disposição dos alimentos, sem a necessidade de ter um alto empilhamento, o que acaba estragando muitas frutas. Porém, esse tipo de display demanda uma reposição maior, mas tem muito menos perda, o que acaba compensando a escolha. 

Reaproveitamento de produtos

O reaproveitamento de produtos que não podem mais ser vendidos. Pães amanhecidos, fruta machucada ou legume com avaria em alguma parte deve ser uma alternativa para o seu estabelecimento. Além de reaproveitá-los, torna-se possível oferecer para o consumidor esses produtos com um menor valor. Produtos como a farinha de rosca caseira, um suco natural ou uma sopa são grandes atrativos para seu cliente.

Tipos de perdas no Varejo

Como dissemos, há várias formas de perdas no varejo. As principais são:

Perdas financeiras

São aquelas que ferem os cofres da empresa, podendo ser, duplicidade de pagamentos, multas, impostos devidos e indevidos, juros, roubos e assaltos, inadimplência, seguros e muito mais.

Perdas legais

São as que resultam de alguma forma de processo legal, das mais diversas esferas, como, por exemplo, multas ou prejuízo por interrupção da operação, resultado de fiscalizações, ou vigilância sanitária, processos trabalhistas, contra clientes, fornecedores, etc.

Perdas administrativas

Desperdícios de recursos (como, por exemplo, água, energia, telefonia), excesso de manutenção por mau uso de equipamentos e etc;

Perdas comerciais

Rupturas de estoque, acordos comerciais mal negociados, compras fora do momento, etc.

Perdas de produtividade/eficiência

Colaboradores desmotivados, demora no atendimento, excesso de burocracias, etc.

Perdas de clientes

Atendimento ruim, rupturas, produtos sem qualidade, reputação da empresa, etc. Essas são algumas das principais causadoras das perdas de clientes.

Perdas de recursos humanos

Taxa de rotação alta, clima organizacional ruim, etc.

Conclusão

Agora que você sabe o que é Prevenção de Perdas está na hora de botar a mão na massa! Reveja processos e tenha atenção nas dicas que demos. Além disso, contar com um sistema de ERP que é próprio para isso, é um investimento que faz toda a diferença. Isso fará com que você tenha uma loja e estoque cada vez mais organizados e otimizados, por exemplo.

Outra coisa que com certeza irá te ajudar a diminuir suas perdas e, consequentemente, aumentar seus lucros, é o nosso e-book “Prevenção de Perdas em Supermercados – 2019”. Baixe-o aqui e implemente as melhores práticas para diminuir seu prejuízo com esse assunto!

E lembre-se, grande parte das perdas no varejo podem ser evitadas, o que representa mais recursos e lucro para o seu negócio!