Vendas e compras a prazo são muito comuns na rotina das empresas. Mas controlar o contas a pagar e o contas a receber pode se tornar um grande desafio se não houver uma boa gestão. Por isso, entra em ação a duplicata mercantil.

Quer descobrir o que é duplicata mercantil, quais situações ela se aplica e os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio? Então acompanhe:

Afinal, o que é Duplicata Mercantil?

A duplicata mercantil, ou simplesmente duplicata, foi definida pela Lei N° 5.474/1968. Mas para entender esse documento precisamos também do conceito de Fatura. Vamos a elas:

“Art. 1º – Em todo o contrato de compra e venda mercantil entre partes domiciliadas no território brasileiro, com prazo não inferior a 30 (trinta) dias, contado da data da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor extrairá a respectiva fatura para apresentação ao comprador.

Art. 2º – No ato da emissão da fatura, dela poderá ser extraída uma duplicata para circulação como efeito comercial, não sendo admitida qualquer outra espécie de título de crédito para documentar o saque do vendedor pela importância faturada ao comprador.”

Em outras palavras, em vendas com prazo igual ou superior a 30 dias, o vendedor pode emitir uma duplicata para comprador, para formalizar a obrigação de quitar aquela dívida.

Vale dizer que o vendedor também pode ser chamado de sacador e o comprador de sacado.

Depois da duplicata emitida, o sacado precisa dar o “aceite” na duplicata (geralmente através de assinatura) e assim aceita aquela obrigação. Inclusive já houve casos de uma duplicata dada como aceita, pois não houve protesto dentro de um determinado número de dias. Portanto, atenção aos prazos!

Depois de aceita, a duplicata mercantil se torna um título de crédito circulável.

Mais algumas determinações sobre uma duplicata mercantil

Destaco outras regras sobre duplicatas vindas da legislação:

  • Uma duplicata não pode corresponder a mais de uma fatura. (Art. 2º § 2º)
  • Em caso de pagamentos em parcelas, pode ser emitida uma duplicata única (discriminando todas as prestações e vencimentos) ou uma série de duplicatas (uma para cada prestação, diferenciando pela numeração). (Art. 2º § 3º)
  • É permitido ao comprador resgatar a duplicata antes de aceitá-la ou antes da data do vencimento. (Art. 9º)
  • A perda ou extravio da duplicata obriga o vendedor a gerar uma triplicata. Esse documento terá os mesmos efeitos e requisitos da duplicata anterior. (Art. 23)

O que deve constar em uma duplicata?

Ainda segundo a lei da duplicata, ela deve conter:

“I – a denominação ‘duplicata’, a data de sua emissão e o número de ordem;

II – o número da fatura;

III – a data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista;

IV – o nome e domicílio do vendedor e do comprador;

V – a importância a pagar, em algarismos e por extenso;

VI – a praça de pagamento;

VII – a cláusula à ordem;

VIII – a declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial;

IX – a assinatura do emitente.”

Escrituração de Duplicatas

A legislação também versa sobre a Escrituração de Duplicatas. Segundo o texto, o vendedor é obrigado a ter e a escriturar o Livro de Registro de Duplicatas.

No Livro de Registro de Duplicatas devem ser escrituradas cronologicamente todas as duplicatas emitidas por determinado vendedor.

Inclusive, este registro deve contar todas as informações disponíveis sobre elas. O § 1º do art. 19 deixa claro que precisa ser registrado “o número de ordem, data e valor das faturas originárias e data de sua expedição; nome e domicílio do comprador; anotações das reformas; prorrogações e outras circunstâncias necessárias” das duplicatas.

A lei permite que o Registro de Duplicatas possa ser feito em softwares, além do modelo de livro impresso.

Qual a utilidade de uma duplicata mercantil?

Para regular o Fluxo de Caixa é comum que as empresas paguem algumas despesas a prazo. Da mesma forma que é comum que vendam a prazo, sejam para uma pessoa física ou para outra empresa.

Uma duplicata é a formalização de uma receita a entrar ou a sair das contas da empresa. Assim, controlar as duplicatas devidas ou emitidas é uma parte crucial do Contas a pagar e do Contas a receber de uma empresa.

Duplicatas de Serviços

Muitas pessoas acreditam que duplicatas só podem ser utilizadas em transações em que uma mercadoria troca de mãos. Mas é possível adotar esse tipo de cobrança para Prestação de Serviços também.

Caso um protesto seja necessário, basta que haja qualquer documento que comprove a efetiva prestação dos serviços e o vínculo contratual.

Protesto e cobrança de duplicatas

Falando em protestos…

Pode ser que a entrega das mercadorias ou a prestação de serviço fique a desejar. Por isso, na Lei N° 5.474/1968 há capítulos exclusivos sobre Protesto e o Processo de cobrança de duplicatas.

É obrigatório que a parte devedora dê o aceite à duplicata. Mas caso ele consiga comprovar que houve problemas na mercadoria ou no serviço é possível não dar o aceite. Uma duplicata sem o aceite é mais fácil de contestar, mas isso não impede que duplicatas aceitas devam ser executadas independente da situação.

Inclusive, já abordamos o processo de Protesto em Cartório de Duplicatas.

Como controlar duplicatas?

Uma das principais dificuldades dos times de contas a pagar e a receber é administrar as duplicatas. São diversas variáveis que devem ser observadas, por exemplo, se o produto/serviço teve a qualidade esperada, prazos de pagamento, juros, renegociações etc.

O Livro de Registro de Duplicata é uma excelente ferramenta de controle e inclusive é uma exigência legal. Mas mesmo com todos os registros das transações comerciais em um só lugar, ainda há diversos problemas no dia a dia. Por exemplo, para localizar um determinado registro e analisar como aquela receita afeta o negócio.

Por isso, adotar um sistema de gestão que entende a sua operação é fundamental.

Um bom sistema de gestão empresarial (ERP) precisa contar com Livro de Registro de Duplicata, comunicação com contas a pagar e a receber e gestão de fluxo de caixa só para citar algumas funcionalidades.

O Bluesoft ERP, além de todos os recursos citados, ainda oferece um forte apoio nas escriturações da sua empresa e robustos módulos fiscal, financeiro e contábil.

Conclusão

Espero que tenha ficado claro o que é duplicata mercantil, seus benefícios e desafios para uma empresa.

Sem um controle rigoroso do que a empresa deve pagar e receber é praticamente impossível crescer e ter lucro. Por isso, atenção redobrada nas duplicatas do seu negócio!