Por melhor que se faça a gestão do seu varejo, chega uma hora que é preciso fazer um inventário de estoque. Porém, há muitas dúvidas sobre como fazê-lo.

Quer aprender como fazer um inventário de estoque de forma eficiente e em menos tempo? Então continue lendo.

Mas o que, de fato, é um inventário de estoque?

Podemos definir o inventário de estoque como a prática de identificar, classificar e, principalmente, contar os produtos de um estoque. O objetivo disso é conferir se esses dados batem com a entrada e saída das mercadorias, ou seja, se o estoque virtual bate com a quantidade verificada no armazém.

O inventário de estoque pode ser geral ou parcial, dependendo da quantidade de produtos que será inventariado, ou ainda rotativo ou cíclico, dependendo da periodicidade do inventário. Vamos entender melhor cada um deles:

Inventário Geral – É quando todos os itens cadastrados na loja passam por contagem.

Inventário ParcialÉ quando apenas certo departamento, grupo, categoria ou determinados produtos passam por contagem.

Inventário rotativoÉ quando o estoque passa por uma contagem em uma periodicidade fixa, por exemplo, diária, semanal ou quinzenal. Além disso, este tipo de inventário também pode fazer a contagem de um setor ou de certos produtos.

Inventário periódicoÉ quando a empresa determina que deve haver um inventário de estoque depois de um certo período, como fim do semestre ou ano. Assim, estes dados são imputados no sistema de controle de estoque para que a próxima etapa se inicie de forma correta.

Por que fazer inventário de estoque?

Um estoque desorganizado é caminho para o prejuízo! Isso, porque, os produtos podem:

  • perder a data de validade (quebra operacional);
  • acabar no estoque e ainda possuir demanda, causando ruptura;
  • estar no estoque e não nas prateleiras, também causando ruptura;
  • constar no sistema ou relação de estoque, mas não estar no estoque físico;
  • estar no estoque, mas constar zerado no sistema ou relação de estoque.

Os últimos casos pode ser muito prejudicial a operação do varejo, mas podem ser revertidos com um bom inventário de estoque.

Em ambos os casos, uma das principais causas negativas é fornecer dados errados para a gestão de compras. Assim, ou a área não fará pedidos pois acredita que o produto está em estoque ou fará novas compras de produtos que ainda estão no estoque.

Por isso, um inventário de estoque é fundamental para fazer Prevenção de Perdas, mas precisa ser realizado de forma segura e eficiente.

Como fazer um bom inventário de estoque?

Existem algumas dicas para fazer um inventário de estoque. Vamos listar as mais importantes:

  • defina qual tipo de inventário de estoque será empregado;
  • escolha a forma de contagem que será usada;
  • use ferramentas voltadas para inventários, como coletores de dados;
  • escolha bem quando realizar um inventário de estoque;
  • use sistemas de gestão empresarial.

Agora, vamos nos aprofundar em cada uma destas dicas.

Defina qual tipo de inventário de estoque será empregado

É preciso ter um bom conhecimento nos tipos de inventário de estoque existentes, seus benefícios e desafios, para escolher qual adotar.

Já conceituamos os tipos de inventário, parcial ou geral e rotativo ou periódico, neste mesmo artigo.

Escolha a forma de contagem que será usada

Uma das variáveis que vai determinar o quão demorado será o inventário de estoque é a forma adotada para realizar a contagem. Por exemplo, se os produtos serão contados na unidade ou em grandezas como caixas ou dúzias. Avalie o modelo de negócio e situação do estoque para tomar uma decisão.

Uma forma de realizar um inventário de estoque mais completo pode ser dividir sua equipe em duas funções: aqueles que arrumam os amarrados, caixas ou paletes e aqueles que fazem, de fato, a contagem.

Use ferramentas voltadas para inventários, como coletores de dados

Hoje em dia, há diversas tecnologias que ajudam muito no quesito precisão de um inventário de estoque. Os coletores de dados variam segundo a tecnologia usada para a contagem dos produtos. Os mais populares usam: leitura de código de barras, etiquetas RFID, cartões magnéticos, entre outros.

Além disso, há aparelhos próprios para essa atividade assim como aplicativos para dispositivos móveis, como celulares e tablets, com a função de coleta de dados.

Escolha bem quando realizar um inventário de estoque

Escolha um dia sem movimento, como um final de semana, feriados ou até mesmo durante a madrugada para fazer a Contagem do Estoque. O importante é que não haja vendas e nem entregas de mercadorias neste período.

Uma boa dica é realizar inventários parciais só com os produtos mais importantes uma vez por mês e um inventário total do estoque só a cada semestre.

Use sistemas de gestão empresarial

Um sistema de gestão empresarial tem muito a ajudar na operação de um negócio, inclusive durante um inventário de estoque. Isso, porque essa ferramenta ajuda no controle de estoque, gestão de compras, acompanhamento de vendas e muito mais.

O Bluesoft ERP, por exemplo, além dessas funcionalidades ainda atua, de fato, no inventário de estoque. A ferramenta auxilia na contagem, realiza análises de perdas e ganhos e ainda permite corrigir o estoque entre inventários.

Conclusão

Percebe como o sucesso da sua operação está em realizar um bom inventário de estoque? O estoque já é uma fonte de custo para a empresa, ainda mais quando está desorganizado.

Por mais trabalhoso que seja, o inventário de estoque é uma atividade que deve estar na rotina de toda empresa varejista. Mas ainda bem que existem tecnologias e ferramentas, como sistemas ERPs e coletores de dados, que ajudam muito na realização dos inventários.