nfe

Hoje quero compartilhar com vocês uma preocupação que sempre tenho sobre armazenamento de xml de Notas Fiscais Eletrônicas.

Além de existir legislação sobre o armazenamento de XMLs, este é um ponto de fiscalização. Além disso, ainda há a dúvida sobre o que realmente é obrigado a ser armazenado: O DANFE ou o XML?

Quer tirar todas essas dúvidas e saber, de uma vez por todas, as regras para armazenamento de XML? Então acompanhe:

 

Primeiramente, o que é DANFE?

Você sabe o que é Danfe? Essa é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), uma representação gráfica da NF-e, já que esta só existe digitalmente.

O uso principal do DANFE é a informação da chave eletrônica com 44 dígitos. Está chave serve para consultar a real validade na consulta da NFe.

O DANFE é usado para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta dos itens, valores e dados da operação envolvida.

Em casos de contingência, ou seja, que o ambiente SEFAZ esteja com problema, a NF-e pode ser emitida por formulário de segurança. Porém, será necessário a confecção do DANFE específico para essa emissão.

Veja um exemplo do DANFE na consulta dentro do Bluesoft ERP.

danfe

O que é o XML da NF-e?

O XML é o arquivo padrão de registro na NF-e, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Em todo o Brasil o layout do XML é o mesmo e pode ser emitida NF-e em diversos servidores  da SEFAZ. O layout segue os padrões da nota fiscal, mas com a automatização e evolução mais informações foram incluídas. Para se ter uma ideia, até hoje o layout esta em constante evolução com as conhecidas Normas Técnicas.

No cenário atual das empresas, todas praticamente realizam a emissão da NF-e através de software próprio ou contrato. Porém, como existem as atualizações, alguns sistemas não se adaptam rápido o suficiente. Sendo necessário o retrabalho de fazer a emissão pelo Emissor Gratuito da NF-e. Porém, este emissor foi desativado pela Receita Federal.

 

Veja um exemplo do XML dentro do Bluesoft ERP para consulta sempre que precisar.

 

xml

Armazenamento de XMLs

Ter um software que armazena os dados ou qualquer ferramenta que garanta a segurança dos XMLs é de fundamental. Pois, sempre que houver fiscalização os XMLs poderão ser exigidos, e a falta deles poderá acarrear em multas por descumprimento de obrigação acessória. Em alguns casos, créditos adquiridos que forem questionados poderão ser até glosados pelo fiscal.

Veja abaixo a legislação sobre a guarda dos XMLs.

Legislação

No Ajuste SINIEF 07/05 dentro outras instruções, a mais importante esta na Cláusula 10ª que fala sobre a guarda e responsabilidade, veja:

Cláusula 10ª – O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 ANOS), mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

2) O Emissor deve fornecer o arquivo digital para destinatário e transportador

§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:

I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;

II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.

Até a próxima!

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