Conforme a sua empresa cresce, o uso de documentos e planilhas para controlar suas finanças torna-se inviável. Nesse momento é preciso adotar um sistema de gestão empresarial para trazer controle e assertividade para a operação. Porém, muitos empresários ainda se perguntam o que é ERP e para que serve esse sistema.

Preparado para entender o que é ERP e o impacto que um sistema de gestão empresarial pode trazer? Então continue lendo:

Afinal, o que é ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. No país, esse software também pode ser conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Muitas empresas vão contratando sistemas à medida que problemas e gargalos vão surgindo. Assim, é comum encontrar organizações com cinco ou seis sistemas para sua operação que não se conversam, o que acaba causando outros problemas de gestão.

Daí vem a relevância de um ERP. Um sistema de gestão empresarial automatiza processos e concentra todas as informações da empresa em um só lugar. Isso integra departamentos e possibilita uma visão da empresa como um todo, o que é fundamental para a tomada de decisão.

Vantagens de um sistema de gestão empresarial

Depois de conhecer o que é ERP, o próximo passo é analisar as vantagens que um sistema de gestão empresarial pode trazer para um negócio. Vamos a elas:

  • Integração com outros setores;
  • Centralização de informações;
  • Automatização de processos;
  • Planejamento financeiro;
  • Análise de resultados.

Agora, vamos nos aprofundar em cada um deles:

INTEGRAÇÃO COM OUTROS SETORES

Dentro de uma empresa, o Financeiro sempre é um elo entre diversos setores como Compras, Vendas, RH e Contabilidade. Isso, pois essas áreas podem gerar lançamentos no financeiro e as movimentações financeiras, por sua vez, irão movimentar a contabilidade. Em um sistema de gestão empresarial, todos os módulos são integrados. O que evita que cada lançamento seja feito manualmente, pois são automáticos.

Outro caso da importância dessa integração ocorre com o setor responsável pela Gestão de Compras. Por exemplo, quando os pedidos de material de escritório são concentrados em um só, aumenta o poder de negociação da empresa, o que impacta em preços menores ou mesmo condições especiais.

CENTRALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES

Outra grande vantagem de um sistema de gestão empresarial é a possibilidade de centralizar informações. Um ERP oferece aos gestores do financeiro a possibilidade de controlar todas as finanças em um único lugar. Isso, sem registrar informações em várias planilhas ou livros ou precisar verificar vários documentos (como notas fiscais ou extratos bancários).

Utilizar ERP permite visualizar qualquer informação de forma rápida e com poucos cliques. Como por exemplo, Contas a Pagar, Contas a Receber, Saldos Bancários, Tesouraria, etc.

Agora vamos analisar a importância da centralização de informações sobre Estoque. No caso de empresas varejistas, com dados sobre os níveis de estoque, compras pode fazer pedidos para evitar rupturas. Da mesma forma, o time de picking consegue localizar as mercadorias com facilidade no depósito para reposição de prateleiras. Essas operações só terão sucesso se o ERP for integrado e centralizar seus dados.

AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

O uso de um sistema de gestão empresarial permite também agilizar processos rotineiros tornando-os automáticos.

Por exemplo, é possível configurar um ERP para que ele lance automaticamente duplicatas de pagamento ou recebimento que sejam recorrentes, tais como contas de água, aluguel, etc. Dessa forma não haverá a necessidade de refazer todos esses lançamentos mês a mês.

Outro exemplo é o uso de arquivos de EDI, ou Electronic Data Interchange, para conciliações automáticas. Essa conexão permite a troca de informação entre empresas e seus parceiros (tais como Bancos) através da internet. Busque sistemas que ofereçam EDI Bancário e EDI de Cartões.

Outra situação que mostra o impacto de um sistema de gestão empresarial é a venda de uma mercadoria. Nesse momento, quando o sistema é integrado e automatiza processos, ocorre no mínimo: emissão de nota fiscal, baixa no estoque e atualização do Fluxo de Caixa.

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Uma das principais ferramentas para planejamento financeiro é o Fluxo de Caixa. Ele permite ter a visão de toda a movimentação de dinheiro da empresa, bem como uma previsão da sua posição financeira dentro de um determinado período. Isso permite aos gestores saber qual será o melhor momento para realizar compras, fazer investimentos ou solicitar empréstimos empresariais.

Um sistema de gestão empresarial também permite usar categorias para classificar receitas e despesas, através de Centros de Resultados. Essa ferramenta possibilita aos gestores definirem metas para cada setor.

Outra ferramenta crucial para a finanças de uma empresa, e que um ERP geralmente oferece, é o DRE, ou Demonstrativo de Resultados do Exercício. Ele é uma junção econômica completa das atividades operacionais e não operacionais da empresa em um determinado período de tempo. Com o DRE é possível analisar claramente se houve lucro ou prejuízo.

ANÁLISE DE RESULTADOS

Com base em todas as movimentações e dados disponíveis, um ERP é capaz de apresentar diversos relatórios e análises. Desse modo, é possível compreender a situação da empresa além de permitir realizar previsões. Tudo isso de forma dinâmica, cruzando informações, desenvolvimento visão gerencial e facilitando assim a tomada de decisão.

Sem um ERP qualquer relatório consome muito mais recursos, tanto em pessoas como em tempo. Outro problema do processo manual é a falta de confiabilidade dos dados, com um sistema os dados são atualizados para todos os departamentos, o que evita erros e informações desatualizadas.

Além dos relatórios, há sistemas de gestão empresarial que contam com o Business Intelligence (BI). Essa ferramenta é especializada em transformar dados brutos em informações significativas para um negócio. Além disso, a própria exibição dos resultados merece um destaque a parte, marcada pelo uso de gráficos e representações que ajudam no entendimento do cenário exposto.

Conclusão

Agora que você sabe o que é ERP deve ter percebido sua importância para gestão de um negócio. Um bom sistema de gestão empresarial é capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa, fornecendo recursos para facilitar o controle e a tomada de decisão por parte dos gestores.

Porém, há muitas opções no mercado é preciso cuidado na hora de escolher o ERP que vai cuidar da retaguarda da sua empresa. Busque um sistema de gestão que seja bastante aderente ao modelo de negócio e a situação atual da empresa.

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